csm_Smart_Government_in_einer_kleinen_Ge

Berg SG: Smart Goverment in einer kleinen Gemeinde

Die Gemeinde Berg SG liegt zwischen Arbon und Wittenbach im Kanton St.Gallen. Die Gemeinde verfügt über 842 Einwohner und ist somit die kleinste Gemeinde im Kanton. Die Wohngemeinde Berg, zieht insbesondere junge Familien an, die sich während der obligatorischen Schulzeit der Kinder in einer ländlichen Idylle niederlassen wollen. Die Verwaltung besteht aus 2.6 FTE, wobei das Grundbuchamt an die Gemeinde Goldach ausgelagert ist.

Durch die Kleinheit der Verwaltung und den sehr tiefen Stellenetat sind die Mitarbeiter auf reibungslose, effiziente und effektive Prozesse angewiesen. Daher werden jährlich zu überarbeitende Prozesse definiert, welche durch das Verwaltungsteam eingehend geprüft werden. Die Gemeinde Berg wird mit folgenden zwei Projekten teilnehmen:

Einsatz von ChatBots

Insbesondere die Nachfrage nach vorgefertigten Formularen und die Unterstützung der Anwohner beim Bearbeiten dieser, ist für die Verwaltung ein erheblicher Aufwandsblock. Aufgrund Erhebungen in der Bevölkerung und der Analyse von Nutzungsdaten anderer ChatBots, muss davon ausgegangen werden, dass die Aufwandsreduktion marginal ausfällt. Aus diesen Gründen wird auf die Einführung eines ChatBots verzichtet.

Aus der Erhebung bezüglich ChatBot hat sich herausgestellt, dass die Formulare der Gemeinde Berg nicht frei von Medienbrüchen sind und sich die Prozesse nicht an der Kundenerlebniskette ausrichten. Daher werden sämtliche Kundenprozesse bezüglich UX und Medienbruchfreiheit überprüft und gegebenenfalls überarbeitet.

 

Digitalisierung der Grüngutsammlung

Die Grüngutsammlung muss per Gesetz kostendeckend und verursachergerecht abgerechnet werden. Derzeit werden hierzu Einwegmarken auf der Verwaltung verkauft, welche an den Gebinden angebracht werden. Dies führt dazu, dass die Kunden für die Beschaffung zu den Öffnungszeiten auf der Verwaltung die Marken kaufen müssen. Ziel ist es, diesen Prozess mittels RFID Batches zu digitalisieren und somit mittelfristig auf den Verkauf von Einwegmarken verzichten zu können.

Vereinfachung des Baugesuchs

Insbesondere die vollständige Einreichung von Baugesuchsformularen stellt die Bevölkerung vor große Herausforderungen. Das Formular wird durch den Kanton St.Gallen für alle Gemeinden zur Verfügung gestellt. Hauptproblematik bildet die ungenügende Beschreibung der einzelnen Teile sowie unklare Prozessabläufe.

In Zusammenarbeit mit dem Baudepartement des Kanton St.Gallen soll das Baugesuchsformular überarbeitet und durch Frage-Antwort-Routinen angereichert werden. Ob diese Routinen im Formular abgebildet oder über einen Pre-Check abgehandelt werden, ist zu definieren.

Meilensteine

 

ChatBot

Meilenstein 1 (Q2, 2019): Evaluierung und Festlegung der geeigneten Formulare und Fragen

Meilenstein 2 (Q3, 2019): Prototyping Frage-Antwort-Routinen auf der Webpage der Gemeinde

Meilenstein 3 (Q4, 2019): Prototyping Formularservice

Meilenstein 4 (Q1, 2020): Implementation Frage-Antwort-Routinen sowie Formularservice

Vereinfachung Baugesuch

Meilenstein 1 (Q1, 2019): Zielsetzung zusammen mit dem Baudepartement

Meilenstein 2 (Q3, 2019): Einholung der Offerten, Sichtung sowie Vergabe

Meilenstein 3 (Q4, 2019): Erweiterte Bedarfsermittlung

Meilenstein 4 (Q1, 2020): Prototyping

 Kontakt

 

Sandro Parissenti

Gemeindepräsident

Berg (SG)
+41 71 455 11 93

Dorfstrasse 17

9305 Berg (SG)

Schweiz 

Kontakt

 

Prof. Dr. Ali Asker Gündüz
Assistenzprofessor für Digital Development
Universität St. Gallen
+41 71 224 2852

Dufourstrasse 40a
9000 St. Gallen
Schweiz